Was ist Standardsoftware?
Standardsoftware ist ein fertiges Softwarepaket, das gleichzeitig an viele Unternehmen verkauft wird. Denken Sie an Buchhaltungssoftware, ein Standard-ERP oder -CRM oder eine Webshop-Plattform. Sie zahlen eine Lizenz oder ein Abonnement, nehmen die Einstellungen vor und legen los.
Weil der Anbieter die Software für einen breiten Markt entwickelt, orientiert sich der Funktionsumfang am durchschnittlichen Kunden. Genau das ist ihre Stärke bei gängigen Prozessen, und ihre Schwäche, sobald Ihre Arbeitsweise von diesem Durchschnitt abweicht.
Was ist Individualsoftware?
Individualsoftware wird speziell für ein Unternehmen entwickelt. Ausgangspunkt ist keine Liste von Standardmodulen, sondern Ihre Prozesse, Ihre Daten und Ihre Begriffe. Die Software tut genau das, was Ihr Team braucht, und nichts, was nur im Weg steht.
Individualsoftware bedeutet nicht, dass alles von Grund auf neu gebaut werden muss. In der Praxis wird ein individuelles System oft mit Standardpaketen kombiniert: Standardwerkzeuge für allgemeine Aufgaben, Individualsoftware für die Prozesse, die Ihr Unternehmen auszeichnen.
Standardsoftware vs. Individualsoftware im Überblick
Die Tabelle vergleicht beide Optionen anhand der Punkte, die meist den Ausschlag geben.
| Standardsoftware | Individualsoftware | |
|---|---|---|
| Passung zu Ihren Prozessen | Ihre Prozesse passen sich der Software an | Die Software passt sich Ihren Prozessen an |
| Zeit bis zum Start | Schnell: installieren, einrichten, loslegen | Länger: Analyse, Entwicklung, Tests |
| Anfangsinvestition | Gering | Höher, verteilt auf Phasen |
| Laufende Kosten | Lizenzen pro Nutzer oder Modul, steigend mit dem Wachstum | Hosting, Wartung und Weiterentwicklung |
| Änderungen und neue Funktionen | Abhängig von der Roadmap des Anbieters | Sie entscheiden, was wann gebaut wird |
| Schnittstellen | Begrenzt auf die Anbindungen des Anbieters | Rund um Ihre bestehenden Systeme gebaut |
| Abhängigkeit | Von Preisen, Produkt und Fortbestand des Anbieters | Von Ihrem Entwicklungspartner, begrenzt durch klare Vereinbarungen zu Code und Daten |
| Wettbewerbsvorteil | Dasselbe Werkzeug wie Ihre Wettbewerber | Unterstützt das, was Sie anders machen |
Vorteile von Standardsoftware
Standardsoftware ist die logische Wahl für Prozesse, die in jedem Unternehmen gleich ablaufen. Die wichtigsten Vorteile:
- Schnell eingeführt, oft innerhalb von Tagen oder Wochen.
- Geringe Einstiegskosten und ein planbares Abonnement.
- Bewährte Funktionen, die viele andere Unternehmen bereits nutzen.
- Updates, Sicherheitspatches und Support übernimmt der Anbieter.
Nachteile von Standardsoftware: wo es zu zwicken beginnt
Die Nachteile zeigen sich meist erst, wenn das Unternehmen wächst oder der Prozess spezifischer wird:
- Umwege über Excel, weil das Paket einen Teil des Prozesses nicht abbildet.
- Sie zahlen für Module und Funktionen, die Sie nie nutzen, während die benötigten fehlen.
- Lizenzkosten, die mit jedem Nutzer oder Zusatzmodul steigen.
- Eingeschränkte Schnittstellen, sodass Daten von Hand zwischen Systemen übertragen werden.
- Kein Einfluss auf die Roadmap: Eine benötigte Funktion kommt vielleicht nie, und eine Funktion, auf die Sie angewiesen sind, kann verschwinden.
Vorteile von Individualsoftware
Individualsoftware lohnt sich dort, wo Ihr Prozess Wert schafft. Die wichtigsten Vorteile:
- Passt genau zu Ihren Prozessen, Daten und Begriffen, also weniger Handarbeit.
- Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen sind Teil des Konzepts.
- Sie entscheiden, welche Funktionen in welcher Reihenfolge gebaut werden.
- Keine Lizenzkosten pro Nutzer, Wachstum bedeutet also nicht automatisch höhere Softwarekosten.
- Software, die unterstützt, was Ihr Unternehmen besonders macht.
Die ehrlichen Nachteile von Individualsoftware
Individualsoftware ist nicht immer die richtige Antwort. Berücksichtigen Sie diese Punkte:
- Eine höhere Anfangsinvestition als eine Standardlizenz.
- Es dauert länger, bis die erste Version im Einsatz ist.
- Die Qualität hängt von Ihrem Entwicklungspartner ab: Analyse, Architektur und Tests machen den Unterschied.
- Wartung und Weiterentwicklung müssen dauerhaft geregelt sein.
Individualsoftware oder Standardsoftware? Ein praktisches Entscheidungsmodell
Zwei Fragen entscheiden die meisten Fälle. Erstens: Wie einzigartig ist der Prozess, den Sie unterstützen möchten? Zweitens: Wie viele Systeme, Schnittstellen und Geschäftsregeln sind beteiligt?
Allgemeiner Prozess, wenige Schnittstellen: Wählen Sie Standardsoftware. Allgemeiner Prozess, viele Systeme: Behalten Sie die Standardpakete und verbinden Sie sie über Schnittstellen. Einzigartiger Prozess, wenige Schnittstellen: Bauen Sie ein individuelles Modul neben Ihrer Standardsoftware. Einzigartiger Prozess mit vielen Systemen und Regeln: Hier bringt ein vollständig individuelles System, etwa eine individuelle ERP-Software, den größten Nutzen.
Der hybride Weg: Standard, wo möglich, individuell, wo es zählt
Die Wahl ist selten alles oder nichts. Viele Unternehmen behalten ihre Buchhaltungssoftware und ihre Office-Werkzeuge und lassen Individualsoftware für den Prozess entwickeln, der wirklich den Unterschied macht, etwa Planung, Arbeitsaufträge, ein Kundenportal oder die Angebotserstellung.
API-Schnittstellen verbinden beide Welten, sodass Daten nur einmal erfasst werden. So verbinden Sie die Zuverlässigkeit von Standardsoftware mit der Passgenauigkeit von Individualsoftware und investieren nur dort in individuelle Entwicklung, wo es sich lohnt.
Kosten: Vergleichen Sie das Ganze, nicht die Lizenz
Wer eine monatliche Lizenz mit einem Entwicklungsbudget vergleicht, erhält ein verzerrtes Bild. Vergleichen Sie stattdessen die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre.
- Standardsoftware: Lizenzen pro Nutzer und Modul, Einführung und Konfiguration, kostenpflichtige Schnittstellen sowie die versteckten Kosten von Umwegen und Handarbeit.
- Individualsoftware: Analyse und Entwicklung pro Phase, Hosting, Wartung und Weiterentwicklung, abzüglich der Zeit, die Ihr Team täglich spart.
- Für beide: Datenmigration, Schulung und die Kosten eines späteren Wechsels.